Een poosje geleden kwam SHIA (Solidarity, Human Rights, Inclusion and Accessibility) met het idee om een workshop te geven. SHIA is een Zweedse organisatie voor gehandicapten en zou het geheel gaan financieren. NUDOR zou het organiseren voor alle acht organisaties die lid zijn van NUDOR (AGHR, ANFSMR, NOUSPR, NPC, RNUD, RUB, THT en Tubakunde).
De workshop had als titel ‘Three days of training on financial management’ en zou plaatsvinden van 21 tot en et 23 november. De vertegenwoordiger van SHIA in Rwanda had mij gevraagd aan om het mede te gaan organiseren. Hij had wat onderwerpen op een rij gezet en mij toegevoegd dat het vooral simpel gehouden zou moeten worden. Ik zou het samen gaan doen met Aloys. Hij werkt als boekhouder bij NUDOR.
In Rwanda wordt een en ander nooit ver van te voren voorbereid, dus de dinsdag voordat het plaats zou vinden had ik een eerste bespreking met Aloys. Ik vroeg hem naar zijn ideeën. Hij gaf aan dat hij van plan was om wat te verzamelen over ‘procurement’ (inkoopbeleid) en dat om te zetten in een PowerPoint presentatie. En dat hij de formulieren die in NUDOR in gebruik zijn ook in PowerPoint zou gaan zetten om dat voor de gehele groep te gaan presenteren. Dat leek mij niet al te boeiend te gaan worden en zeker verspreid over drie dagen zou het mijns inzien onmogelijk zijn om de aandacht te gaan vasthouden. Tot nu toe had hij nog niets voorbereid.
In tussentijd was ik voor mijzelf al begonnen aan het opzetten van een ‘case study’. Een fictieve kleine organisatie die wat geld krijgt van een donor en vervolgens met dat geld dingen gaat doen, zoals computers kopen en het betalen van allerlei andere kosten. Mijn bedoeling was om helder te krijgen wat er verwacht zou worden van een organisatie voor elke financiële beslissing die er wordt genomen. Ik stelde aan Aloys voor om mijn ‘case study’ te gaan doen en gelukkig was hij er ook meteen voor. Dat scheelde in ieder geval al een heel stuk. Wij spraken af dat wij op vrijdag verder zouden praten.
In aanloop naar de vrijdag heb ik de ‘case study’ verder afgemaakt en er zo veel mogelijk verschillende gebeurtenissen en dilemma’s in verwerkt. Aangekomen bij NUDOR kwam Aloys met de onzalige mededeling dat hij door zijn baas van de presentatie was afgehaald, maar dat er iemand anders bij zou komen, iemand die werkzaam was bij Handicap International. Maar deze was helaas niet beschikbaar op deze vrijdag, dus van enige bespreking kon dus geen sprake zijn. Mijn bezoek aan NUDOR was dus een beetje zinloos, maar ik had mijn ‘case study’ en daar kon ik in ieder geval een heel eind mee komen.
Op zaterdag kreeg ik een sms van Aloys. De medewerker van Handicap International kon niet komen op maandag. Het gevolg hiervan was dat Aloys toch weer de presentatie samen met mij zou doen en zijn verzoek was derhalve of wij op zondag een vergadering konden hebben om een en ander door te spreken. Gelukkig had ik een goed excuus om hier niet aan te voldoen, dus die uitnodiging heb ik netjes maar beleefd afgeslagen.
Maandag 21 november was ik mooi op tijd aanwezig op de locatie waar het zou zijn. Tot mijn verbazing is de werknemer van Handicap International toch aanwezig. Zijn naam is Amaible. Aloys is weer van de training afgehaald, hij zal zorgen voor de invulling van allerlei praktische zaken voor de drie dagen. Met Amaible bespreek ik mijn voorstel voor een ‘case study’ en ook hij is gelukkig gelijk voorstander. Hij geeft aan dat hij graag een test wil doen om te zien wat de kennis is van de deelnemers aan onze workshop. Dat leek mij geen slecht plan, dus hiermee stemde ik in.
Om half negen zou het officieel beginnen, maar dan zijn nog veel te weinig mensen binnen. Dus wachten we rustig op wie er allemaal gaan verschijnen. In totaal zijn 22 mensen uitgenodigd. Om kwart voor tien zijn 15 mensen aanwezig en gaan we eindelijk van start. De ochtend wordt verder redelijk gevuld door een officiële opening, een voorstelrondje, een inleidend praatje van de vertegenwoordiger van SHIA, een koffiepauze en de pre-test van Amaible. Dat blijkt een veel te lange lijst te zijn van 25 vragen. Deze test neemt meer dan een half uur in beslag en ik vraag me af wie al deze antwoorden gaat verwerken.
Vlak voor de middagpauze en ook de rest van de middag zijn we van start gegaan met onze ‘case study’. Na een beetje roestig begin, iedereen moest er nog een beetje inkomen, begint het best redelijk te lopen. Ik probeer zo veel mogelijk aan iemand heel direct te vragen hoe hij of zij dat doet of zou gaan doen binnen hun organisatie. Als ik dan een antwoord heb gekregen vraag ik aan iemand ander of deze het hier mee eens is. En zo door naar de volgende. Zo lukt het toch aardig om een grote gemene deler boven water te krijgen op welke wijze bepaalde zaken moeten worden afgehandeld.
De eerste dag wordt afgesloten met een kort vragenformulier over de evaluatie van de dag en dan mag zo rond vijf uur iedereen naar huis. Aloys heeft alle antwoorden van de eerste dag verzameld en opent de volgende dag de training met het oplezen van alle bevindingen van de vorige dag. Niet al te boeiend, maar dan weet iedereen wel wat de stand van zaken is. Eén van de klachten is dat er geen projector wordt gebruikt. Dat is een terechte klacht, maar dat had eenvoudigweg te maken met het feit dat hiervoor een verlengsnoer nodig was en dat zat achter slot en grendel bij de directeur die niet aanwezig was. Gelukkig was deze verlengsnoer op dinsdag wel beschikbaar en dus hebben wij gebruik gemaakt van de projector.
Op de tweede dag heb ik echt het gevoel dat we goed bezig zijn geweest. Wij hebben echt een hele dag aan de ‘case study’ kunnen werken. Deze keer hadden we maar liefst 17 aanwezigen. De samenwerking tussen Amaible en mij ging vrij goed. De participatie van bijna alle deelnemers was zeer hoog. Heel veel deelnemers namen spontaan het woord en enkele anderen gingen goed meedoen na het stellen van een gerichte vraag. Wij zijn bij een aantal onderwerpen goed tot de kern gekomen. Het werk mij al wel duidelijk dat de ‘case study’ nooit helemaal zou worden uitgewerkt. Na twee dagen hadden we allen nog maar de maand januari uitgewerkt. De overige vijf maanden van de ‘case study’ zouden we nooit allemaal kunnen behandelen. Maar dat was ook een goed teken. Alle aangekaarte onderwerpen zijn gedegen en diepgaand behandeld.
De derde dag brak aan en begon op dezelfde wijze als de tweede dag met een droge opsomming van Aloys. De meeste reacties waren zeer positief en dat gaf een goed gevoel voor het begin van de dag. Aloys had ook nog een mooi verhaal over ‘time management’. Heel veel bijeenkomsten beginnen laat, omdat de deelnemers te laat arriveren. Daarover wordt dan door de organisator een opmerking gemaakt voor de mensen die er wel zijn, maar vervolgens wordt er nooit enige consequentie verbonden aan de uitspraak dat het zo teleurstellend dat we zo laat beginnen, omdat er nog niet genoeg mensen zijn. Het is lippendienst.
Op de derde dag ging het allemaal wat minder. Amaible ging met vliegende vaart van start, maar hij ging veel te hoog vliegen. Hij begon een heel verhaal over investeringen en afschrijvingen en wat daar allemaal bij komt kijken, zonder te beseffen dat dit bij een heleboel aanwezige organisatie voorlopig niet toepasbaar is. Vervolgens begon hij zijn studieboek erbij te pakken om een heel theoretisch verhaal over ‘trial balance’ en ander aanverwante zaken te behandelen. Ik zag onze deelnemers, 15 in getal, afhaken, maar vond het moeilijk om hem te gaan corrigeren. Gelukkig werd ik gered door de koffiepauze en na de pauze was er een heel stuk gereserveerd voor SHIA om uit te leggen aan welke voorwaarden alle organisaties moeten voldoen en welke formulieren ze moeten invullen om in aanmerking te komen voor subsidie. Geen gemakkelijke kost en ik was blij dat ik die formulieren niet allemaal hoefde in te vullen.
Na onze middagpauze was er nog wat aandacht voor salarissen, sociale lasten en andere zaken die hiermee te maken hebben en dat ging wel weer vrij goed. Dus de derde dag werd toch nog een beetje redelijk afgesloten. Het eind van de middag werd afgesloten met een officiële afsluiting en het invullen van de post-test. Dit was dezelfde test als de pre-test met als doel om te kijken of er vooruitgang is geboekt. Amaible zou dat allemaal gaan uitwerken en gezien de hoeveelheid vragen ben ik benieuwd wanneer dat afgerond gaat worden.
Na drie dagen training zat het erop. Sommige dingen gingen goed, sommigen wat minder. Ik denk dat we aardig wat onderwerpen grondig hebben behandeld. De samenwerking met Amaible ging op zijn tijd best soepel, maar op andere momenten zaten wij op een totaal verschillende golflengte. Dan wreekte zich de gebrekkige voorbereiding.
De participatie van de deelnemers was over het algemeen vrij goed. De meeste mensen deden proactief mee. Maar er waren uitzonderingen. Het mooiste voorbeeld daarvan is wel Z. Hij is een veteraan in de wereld van gehandicaptenorganisaties en heeft waarschijnlijk alles al een keer meegemaakt. Op woensdag maakte hij het helemaal bont. Om half elf kwam hij aanzetten, juist voor de koffiepauze, om de sessie tot de lunch nog mee te maken. Direct na de lunch was hij weer vertrokken om zo rond vier uur weer terug te komen om het laatste uurtje nog even vol te maken. In dat laatste uurtje was zijn enige bijdrage het incasseren van de vergoeding van 10.000 Frw. Dat bedrag is door SHIA uitbetaald met als titel ‘transport allowance’. Aangezien alle deelnemers afkomstig waren uit Kigali is dat eigenlijk een belachelijk hoog bedrag. Qua reiskosten zal niemand ook maar in de buurt komen van de uitgekeerde vergoeding. En zeker Z. niet, want hij wordt gebracht en opgehaald door het busje van zijn eigen organisatie. Die was er dus alleen maar om zijn vergoeding op te halen. Maar gelukkig was hij een uitzondering, De rest was het grootste deel van de tijd wel aanwezig en deed enthousiast mee.
