Ik werk hier ook voor de nieuwe organisatie NUDOR. Dat is de afkorting voor National Union of Disabilities’ Organizations of Rwanda. Het is een overkoepelend orgaan van acht specifieke belangenorganisaties zoals de Rwanda National Union of the Deaf (RNUD) en de Rwanda Union of the Blind (RUB). Het is de bedoeling dat NUDOR de belangen van deze diverse organisaties bundelt en dan verwoordt richting de Rwandese overheid.
NUDOR is officieel al opgericht op 17 november 2010. Maar sinds die tijd is er nog niet zoveel gebeurd, met als belangrijkste reden het ontbreken van geld. De Scandinavische landen dragen de gehandicapten blijkbaar een goed hart toe, want zowel de Deense (DPOD), Zweedse (SHIA) als Noorse (NPA) ontwikkelingsorganisatie waren bereid om NUDOR financieel te ondersteunen.
Het zou normaal geweest zijn als al deze drie organisaties een apart contract hadden afgesloten met NUDOR. Ieder van deze organisaties heeft zo zijn eigen eisen, documenten, voorschriften en procedures. Die zijn natuurlijk niet identiek en dat zou betekenen dat NUDOR voor elk van deze organisaties een aparte registratie zou moeten gaan bijhouden. Deze drie organisaties hadden het briljante en unieke idee opgevat om niet drie aparte contracten, maar één contract tussen NUDOR en de drie donoren. In de NGO wereld is dat te beschouwen als een unicum.
Het afsluiten van dit contract is echter niet van een leien dakje gegaan. Toen ik erbij gehaald werd lag er een concept ‘Project Cooperation Agreement’ met 10 appendices, waaronder een budget voor de eerste zes maanden om NUDOR goed te gaan beginnen. Omdat vier organisaties het eens moesten worden over de tekst heeft dat gezorgd voor druk email verkeer over allerlei tekstwijzigingen. En sommige wijzigingen hadden dan weer gevolgen voor het contract of het budget, dus dat was nog een heel werk om dat in goede banen te leiden. Ik heb Diogene, de beoogde Executive Secretary, zoals dat zo mooi heet hier, hierin zoveel mogelijk gesteund. Ondertussen was het al mei geworden en de oorspronkelijke termijn van de eerste zes maanden (maart tot en met augustus) kon allang niet meer worden gehaald.
Toen het er eindelijk op leek dat er een contract getekend kon worden door alle vier partijen kwam er een kink in de kabel. Patrick van NPA werk wakker en vond dat er allerlei zaken nog ontbraken. Het kwam er eigenlijk op een neer dat er allerlei NPA-documenten ingevuld moesten worden, afwijkende documenten konden ze blijkbaar niet aan. Om er een beetje vaart in te houden hebben Diogene en ik zo veel mogelijk uit het oude document via de ‘copy en paste’ methode ingevoegd in het NPA-document.
NPA heeft een eigen kantoor in Kigali. Bij een bespreking aldaar bleek dat het nog steeds niet goed genoeg was. Anita, een medewerker van NPA, ging ons helpen bij het invullen. Zij riep dat er vooral veel ‘good governance’ in moest en dat hebben we dan ook maar zo veel mogelijk op allerlei plaatsen vermeld. Verder moest er een ‘action plan’ komen en een ‘logical framework’ moest worden ingevuld met ‘outputs’ en daarna ook ‘veriable indicators’. Wij deden ons best om ons zo goed mogelijk in te leven in de NGO-lingo om de invuloefening voor elkaar te krijgen. Op een gegeven moment vond Anita het genoeg en zei dat zij het document wel voor ons zo afmaken. Zo mag ik het graag zien, de donor zorgt ervoor dat de aanvraag zoveel mogelijk voldoet aan wat de donor graag wil horen!
NPA was tevreden, hun ‘template’ was ingevuld en wij konden verder. Maar ze hadden nog een opmerking. Waarom was er geen plaats ingeruimd voor een consultant om een strategisch plan te maken. Ik antwoordde dat dat eruit was gehaald vanwege budgettaire redenen. Patrick van NPA gaf echter aan dat hij nog ruimte had in zijn budget van 2011. Hij ging even naar achter, kwam terug en zei NPA wel 15.000.000 Frw wilde bijdragen. Dat was veel meer dan hun oude bedrag en het extra geld was bijna voldoende om de consultant te betalen. Dus even wat rommelen met het budget, NPA gaat het toegezegde bedrag betalen, SHIA en DPOD hoefden niet meer te betalen, het totale budget is flink verhoogd en iedereen is tevreden. De periode waarop de subsidie van toepassing was, was inmiddels al wel aangepast naar juni tot en met december.
NPA vond nu wel dat hun document als basisdocument kon dienen, maar dat ging SHIA en DPOD weer even te ver. Ze vonden dat het oude Project Cooperation Agreement gewoon nog van toepassing was, en gelijk hadden ze, al waren er wel wijzigingen ten opzicht van het oude. Het NPA-document kon wel als appendix worden toegevoegd. Na nog enkele korte uitwisselingen via email over de laatste wijzigingen leek her erop dat er nu eindelijk een finaal document was. Volgens de geruchten zijn uiteindelijk op 13 juli door NUDOR en NPA de eerste handtekeningen gezet. Vervolgens zijn de documenten opgestuurd naar Stockholm en Kopenhangen om daar getekend te worden door de verantwoordelijke persoenen. Niet lang daarna is het eerste geld overgemaakt. NUDOR kan aan de slag.
Het is een proces geweest van lange adem. Het heeft voordelen om één contract te tekenen in plaats van drie verschillende, maar het heeft ook nadelen. Uiteindelijk denk ik dat het voordeel groter is dan het nadeel. Ik heb al iets te vaak gezien dat meerdere donoren bij een organisatie heel erg langs elkaar kunnen werken. Dat zorgt voor overlap van werkzaamheden, maar ook voor onduidelijkheden in de verantwoording van het geld. Het is beter om één contract te hebben, dan duurt het maar iets langer.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten