Hoe kies je een consultant?

In Rwanda bestaat er de onhandige gewoonte om een consultant in te huren als er iets gedaan moet worden dat een beetje ingewikkeld is.

Door UPHLS (Umbrella of Persons with Disabilities in the Fight Against HIV and Aids in Rwanda) was ik eind september uitgenodigd voor de presentatie van het eerste rapport van een ingehuurde consultant. Ze noemden het een rapport, maar het was meer een voorstel met als onderwerp: ‘Capacity Analysis and Capacity Development Plan of UPHLS’. Twee consultants waren er aanwezig namens de firma MURA en ze presenteerden hun plan. Ze zouden bij diverse belanghebbenden via een questionnaire iets gaan onderzoeken. Bij de vraag over de questionnaire gaven ze aan dat ze die de volgende dag gingen maken. Bij de vraag welke belanghebbenden zouden worden geïnterviewd werd aangegeven dat ze de volgende dag in samenspraak met UPHLS zouden kiezen en dat ze vanaf de dag erna met de bezoeken zouden beginnen. In het voorstel stonden heel veel algemeenheden die zo overgeschreven leken te zijn uit andere documenten. Hun voorstel rammelde ook aan alle kanten. Het doel van het onderzoek was totaal niet duidelijk, het hinkte op een heleboel gedachten. Bij hun presentatie kwamen ze ook heel arrogant over. De vragen werden meestal afgedaan met een mededeling dat het allemaal wel goed zou komen. Volgens het document dat voor ons op tafel lag, zou het definitieve rapport er op 15 oktober zijn.

Ik begon me af te vragen wie dit ging financieren. UHPLS was niet zo rijk dat ze dit zo maar kan betalen. Het bleek gefinancierd te zijn door The Global Fund. The Global Fund is een internationale organisatie die geld geeft ter bestrijding van AIDS, tuberculose en malaria. Voor AIDS is nog steeds bakken met geld beschikbaar, dus als je een onderzoekje doet met het woord AIDS erin, dan kan je het geld waarschijnlijk zo krijgen van The Global Fund. Zou dit onderzoek nu op initiatief van UHPLS zijn gedaan, of moest The Global Fund nog gauw wat toegezegd geld voor het jaar 2011 uitgeven?

Maar waarom zou je het dan laten uitvoeren door een consultant? Kan de organisatie het niet beter zelf doen? Misschien wel om twee redenen. In de eerste plaats moet er een en ander verantwoord worden naar The Global Fund en mogelijk accepteren ze wel een nota van een consultant en misschien niet de gemaakte uren van eigen mensen. In de tweede plaats is het ook wel lekker gemakkelijk. Als er iets uitkomt wat niet zo goed bevalt, kun je altijd met de vinger naar de consultants wijzen, die inmiddels dan allang weer bezig zijn met hun volgende opdracht.

Bij de presentatie van het voorstel in september waren allerlei mensen aanwezig van diverse organisaties actief op het gebied van behartigen van belangen van gehandicapten. Sommigen stelden nog een paar vragen, anderen hielden hun mond. Na afloop was er als beloning 5.000 Frw reiskostenvergoeding voor alle aanwezigen, waarschijnlijk ook gefinancierd door The Global Fund. Mijn werkelijke reiskosten waren 400 Frw, dus ik vroeg UHPLS om dat bedrag aan mij te vergoeden. Dat ging dus niet, of ik accepteerde het bedrag van 5.000 Frw of ze gingen niets vergoeden. Het uitbetalen van een bedrag van 400 Frw was waarschijnlijk te ingewikkeld.

In het budget van NUDOR (National Union of Disabilities’ Organizations of Rwanda) van 2011 was ruimte ingeboekt om een strategisch plan te maken voor de komende vijf jaren. En volgens dit plan moest dat gedaan worden door een consultant. Eerst was er geen ruimte voor, maar toen er nog wat extra geld van NPA (Norwegian People’s Aid) beschikbaar kwam, is er gauw een consultant voor een strategisch plan toegevoegd aan het budget. Hier heb ik helaas ook nog een bijdrage aan gegeven.

Eind september was er een advertentie geplaatst in The New Times en ook nog in een andere lokale krant. De definitieve voorwaarden waren af te halen bij het kantoor van NUDOR. Iedereen die wilde reageren op deze advertentie moest wel 10.000 Frw betalen. Er waren drie inschrijvingen. Dat waren SPK, Spotless en wederom MURA. Alle drie hadden ze twee enveloppen ingeleverd. De eerste enveloppe is het inhoudelijk gedeelte. De tweede enveloppe betreft het financiële bod.

Het beoordelingscomité zou oorspronkelijk bestaan uit zes mensen. Dat waren de twee werknemers van NUDOR, twee leden van het toezichthoudend orgaan en de twee mensen die namens VSO professioneel iets te maken hadden met NUDOR. De laatste twee zouden dan Gloria en ik zijn. Gloria is als adviseur verbonden aan NUDOR. Op de dag dat de enveloppen zouden werden geopend waren de leden van het toezichthoudend orgaan niet aanwezig. Toen is er nog gauw iemand van UHPLS bijgehaald, die zitten namelijk in hetzelfde gebouw.

Op donderdagochtend 6 oktober was het spannende moment daar. De inhoudelijke enveloppen werden geopend. Elke aanbieder had drie exemplaren aangeleverd. Dus er was voldoende leesvoer voor iedereen. Maar we begonnen met de eerste. Dat was SPK. Wat gelijk al opviel is dat ze geen registratie hadden bij de RDB (Rwanda Development Board), de Rwandese Kamer van Koophandel. Op grond hiervan wilden de Rwandezen dit voorstel al gelijk aan de kant doen. Ik bracht in dat ze hier misschien wel allemaal niet aan gingen voldoen. Als dat het geval is, dan houden we misschien niemand over. Ik krijg de indruk dat voldoen aan formele punten erg belangrijk is in Rwanda. Heb je het benodigde formulier niet, dan is het jammer, maar helaas. SPK werd uiteindelijk nog niet gelijk aan de kant gelegd, maar had duidelijk niet erg goed gescoord. Dat zou niet meer goed komen die ochtend.

De medewerker van UHPLS ging een tabel maken van de eisen waaraan de verschillende voorstellen zouden moeten voldoen. Er moest een inschrijving bij de RDB zijn. Het bedrijf moest geregistreerd zijn bij de RRA (Rwanda Revenue Authority) en de CSR (Caisse Sociale Rwanda). Van de drie aangeleverde exemplaren moest er één origineel zijn. Er moest een bid guarantee zijn. Wat dat precies is, is me niet duidelijk geworden. Ik kreeg de indruk dat ze er voor moeten zorgen dat een bank of verzekeringsmaatschappij een garantie voor een bepaald bedrag afgeeft dat geïnd zou kunnen worden door NUDOR als de bieder zich onverhoopt terugtrekt uit het proces. De bid guarantees liepen ook heel erg uiteen van 141.600 Frw tot 6.010.000 Frw (kosten 147.736 Frw). Maar tot wanneer deze optie openstaat voor NUDOR is niet geheel duidelijk. Ook het grote nut van dat onderdeel was niet heel erg duidelijk. Voor elk van deze eisen mochten we vijf punten geven.

Vervolgens konden we tien punten toekennen aan de waarde die we hechten aan de genoten opleidingen van de consultants en ook tien punten voor de ervaring van de organisatie in het opstellen van een strategisch plan. Vijftien punten waren er voor de waarde van de referenties die zijn overlegd en tenslotte is er nog veertig punten voor de methodologie die de consultants zouden gaan hanteren. Deze puntenverdeling is ter plekke bedacht door de medewerker van UHPLS.

Vervolgens hebben we allemaal een papier genomen en hebben we de voorstellen rustig doorgenomen en gewaardeerd volgens het afgesproken puntensysteem. Zo zijn we allemaal een uurtje zoet geweest. Een van de Rwandezen had SPK overal nul punten gegeven. Op de vraag of deze dan nergens aan voldaan had, is hij toch nog aan de slag gegaan en heeft mondjesmaat nog wat punten uitgedeeld.

Toen iedereen gereed was met de beoordeling is overgegaan tot het verzamelen van de puntenwaardering. Per bieder gaf iedereen per onderdeel zijn waardering door en dat werd vervolgens opgeschreven. Bij elk onderdeel heb ik nog wel geprobeerd om een toelichting gegeven. Maar dat was geen aanleiding tot discussie. De punten werden opgeschreven en dat was dat. Wat opviel is dat bij de methodologie alle Rwandezen de volle veertig punten aan MURA hadden gegeven en veel minder aan de andere gegadigden. De beide muzungo’s vonden de presentatie van MURA er wel heel mooi uitzien, maar het leek wel gekopieerd uit een studieboek of een vorige presentatie, het was totaal niet toegespitst op de situatie van NUDOR. Wij hebben geen van de organisaties het maximum gegeven, maar Spotless kreeg wel beduidend meer dan de andere twee, omdat hun voorstel meer rekening houdt met de wensen van NUDOR.

Het werd tijd voor de uitslag. SPK was roemloos onderaan geëindigd. Het begon al niet goed met dit voorstel, en voor de rest was het ook mager. Bij iedereen eindigde deze als laatste. De andere twee ontliepen elkaar niet veel, maar uiteindelijk had Spotless de meeste punten. Het verschil werd eigenlijk gemaakt door de waardering van de referenties, want Spotless was de enige die ze had aangeleverd. De anderen helemaal niet, dus dat betekende nul punten. Op het gebied van methodologie had MURA beter gescoord dan Spotless. En de Rwandezen hadden MURA allemaal als beste, bij de muzungo’s was Spotless de beste. Zonder verdere discussie werd vervolgens Spotless uitgeroepen als winnaar.

Ik voelde me wel een beetje schuldig. Zo leek het of wij als muzungo’s onze wil hadden doorgedrukt. Als het aan de Rwandezen had gelegen dan was MURA het geworden. En ik moet bekennen dat ik me bij de waardering van MURA heb laten beïnvloeden door hun arrogante presentatie van de week ervoor.

De beide beste voorstellen kregen echter nog een herkansing. Beiden hadden op bepaalde onderdelen iets niet aangeleverd. Ze kregen nog een dag de kans om dat aan te leveren, en dat zou dat alsnog worden meegenomen. De volgende dag had alleen Spotless nog een document van de CSR aangeleverd, dus eens te meer werd duidelijk dat Spotless de winnaar was.

Daarna kwam het financiële gedeelte van de bieding. De procedure in Rwanda schrijft voor dat de biedingen van de afvallers niet wordt geopend. Ze worden verwittigd dat ze hun enveloppe weer kunnen ophalen. De winnaar wordt uitgenodigd om langs te komen, en dan wordt in hun bijzijn de enveloppe geopend. Als muzungo’s gaven wij aan dat wij het financiële gedeelte van alle gegadigden er altijd bij zouden betrekken, zeker als de beste voorstellen inhoudelijk niet al te veel van elkaar zouden verschillen. Het openen van de andere enveloppen was echter totaal niet bespreekbaar. Dat zou een torenhoge boete voor NUDOR hebben opgeleverd.

Op het afgesproken moment voor het openen van de financiële enveloppe waren de mensen van Spotless niet aanwezig. Dus mochten we het openen zonder hun bijzijn. Hun voorstel was 4.000.000 Frw, en dat paste precies in ons budget. Er was een klein addertje onder het gras en dat was de kosten van de drie workshops hier niet waren bij inbegrepen. Dat zou nog ruim 2.000.000 Frw kosten en daarvoor was echter geen ruimte meer in het budget van NUDOR. Snelle conclusie was echter dat we in de onderhandelingen het bedrag wel naar beneden zouden krijgen.

Een weekje later zijn ze uitgenodigd voor de onderhandelingen. Van onderhandelingen is niet veel terecht gekomen. De mensen van Spotless zeiden dat het bedrag eigenlijk niet bespreekbaar was en vervolgens is de discussie gegaan hoe we in staat zouden zijn om de kosten van de workshops zo laag mogelijk te houden. De consultants van Spotless gaven in hun voorstel aan dat ze eind november gereed zouden zijn met het strategisch plan. NUDOR verzocht of het niet al gereed kon zijn voor 9 november om het te presenteren op een vergadering van alle donoren. Na wat gesputter is Spotless hiermee akkoord gegaan. Dan zouden ze wel doorwerken in het weekend.

Een paar dagen later is het contract getekend. Nog weer wat later zijn ze aan de slag gegaan. Op 27 oktober was er een vergadering van een aantal belanghebbenden om samen met de consultants de voortgang te bespreken. Ze kwamen niet al te best over, ze hadden een hele algemene questionnaire bedacht en bij vragen bleek duidelijk dat ze zich niet goed op de hoogte gesteld. Gloria heeft ze in de dagen erna nog aan de slag gezien terwijl ze op bezoek waren bij de diverse lidorganisaties van NUDOR. Ook hier bleek weer een gebrekkige voorbereiding en totaal geen begrip van de organisatie. Zouden wij muzungo’s dan toch de verkeerde keuze hebben gemaakt door zo te kiezen voor deze consultants? Ik begon me steeds meer schuldiger te voelen.

Op 9 november was er iets klaar, maar het was niet geweldig. Het was voornamelijk een verzameling van alles wat door de diverse belanghebbenden is gezegd. Er was geen analyse van wat NUDOR zou moeten zijn en zeker geen strategisch plan voor de komende vijf jaar om daar te komen. Spotless heeft extra tijd gekregen om alsnog een bruikbaar product op de proppen te komen. De donoren konden dus nog geen kennis nemen van het strategische plan.

Inmiddels zijn we een paar weken verder. Spotless heeft nog een paar keer een nieuw document aangeleverd, maar dat was telkens meer van hetzelfde. Het opgeleverde product voldeed absoluut niet aan de daaraan te stellen eisen. Uiteindelijk heeft NUDOR dan maar de knoop doorgehakt door te proberen om het contract te ontbinden. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. NUDOR stelde voor om de helft te gaan betalen. Spotless vond dat ze minstens 80 % van de aanneemsom zouden moeten ontvangen. Het lijkt er nu op dat ze uiteindelijk genoegen gaan nemen met een bedrag van 2.400.000 Frw (60 %).

Het strategisch plan is uiteindelijk door Gloria samen met het hoofd van NUDOR in elkaar gezet en is inmiddels toegezonden aan de donoren. En het lijkt erop dat zij er tevreden mee zijn. Dus kan dit document als handvat voor de toekomst gaan dienen. Over de workshops om het strategisch plan te presenteren zijn nog geen plannen gemaakt. Waarschijnlijk zal het beperkt worden tot een workshop. Hierin zal het strategisch plan worden gepresenteerd aan alle lidorganisaties van NUDOR. En als de donoren dan inmiddels hun fiat hebben gegeven, dan zal dat strategisch plan waarschijnlijk probleemloos door een ieder worden geaccepteerd.

De consultants van MURA, die aan de slag zijn voor UPHLS, zijn ondertussen ook nog niet klaar, inmiddels bijna drie maanden later dan de oorspronkelijke opleverdatum. Ook daar leveren ze een ondermaatse prestatie. Voorlopig zal daar dan ook geen workshop plaatsvinden om de resultaten te presenteren. Ik zal het in ieder geval niet meer meemaken.

Tijdens alle verwikkelingen rond de werkzaamheden van Spotless voegde het hoofd van NUDOR ons op een gegeven moment ook toe dat hij het nog nooit had meegemaakt dat het ergens naar tevredenheid heeft gelopen met betrekking tot het inhuren van consultants. Na een jaar Rwanda kan ik daar inmiddels ook over meepraten. Je vraagt je dan wel af waarom er voor de diverse klussen toch telkens weer toe overgegaan wordt om een consultant in te gaan huren.